Vilken möteskultur har man i kommunen. Om medarbetarna måste åka till Stockholm titt och tätt på möten bör den granskas.
Strängnäs kommun hyr kontorsplatser i ett kontorshotell i Stockholm, några minuters promenad från T-centralen. Varför kommunen har valt denna lösning är inte helt enkelt att förstå. De förklaringar som ges spretar:
- Kommunen vill möjliggöra att de anställda har en arbetsplats när de är på möten i Stockholm – så att de ska kunna arbeta mer effektivt.
- Kontoret i Stockholm bidrar med extra arbetsplatser när kommunhuset i Strängnäs byggs om.
- Medarbetare som bor i Stockholm ”kan ha lättare att nå en kontorsplats om man har möjlighet till det i Stockholm”.
- Kommunen vill behålla kompetens, och kanske locka ny kompetens till kommunen.
När man synar de här argumenten lite i sömmarna är det flera som inte riktigt håller måttet.
Visst ter det sig smidigt att ha ett kontor att gå till om arbetsdagen delas mitt itu av ett möte. Men hur ofta händer det? Någon gång i månaden eller oftare?
Om många av kommunens medarbetare ständigt åker på möten i Stockholm kanske det är något man borde titta på i kommunen. Vilken möteskultur har man? Är alla möten verkligen nödvändiga eller mest trevliga? Går det att ha digitala möten i stället för fysiska? Här skulle man troligen, som på många andra arbetsplatser, kunna effektivisera mötesverksamheten.
När tidningen frågar varför det är viktigt att personalen som bor i Stockholm har ett kontor att gå till där svävar kommunen också på målet. Det är inte meningen att personalen ska jobba där så ofta – bara någon dag i veckan. Men det är ändå viktigt att de då har ett riktigt kontor att gå till, bland annat för att möjligheten att ”sitta vid en ergonomisk arbetsplats är bättre ur alla synvinklar.”
Arbetsgivare har visserligen ett ansvar för arbetsmiljön – oavsett var de anställda jobbar. Men detta ansvar är inte lika starkt för de anställda som själva väljer att jobba på distans någon dag i veckan. Vikten av en ergonomisk arbetsplats måste även vägas mot en annan aspekt, som kommunen inte verkar ha reflekterat över.
Möjligheten att jobba i Stockholm erbjuds alla medarbetare – alltså även de som sysslar med myndighetsutövning, hanterar känsliga personuppgifter eller sekretessbelagda handlingar.
Hur garanterar kommunen att sekretessen kan upprätthållas? I Stockholm har man valt en lösning med så kallade ”touchdown-platser” där man ofta byter arbetsplats i ett öppet kontorslandskap. I en sådan miljö räcker det att en medarbetare pratar högt eller glömmer kvar känsliga handlingar på ett skrivbord eller i ett telefonbås för att man ska ha ett problem. Kommunens personal delar ju kontorsytan med personer från andra organisationer och företag.
Hittills har Strängnäs kommun betalat nära 400 00 kronor exklusive moms för kontorsplatserna samt hyra av konferensrum vid ett tillfälle. Det är mycket pengar för få platser. Dessutom på en marknad som svämmar över av liknande och billigare lösningar.
Det är också svårt att se att kommunen skulle ha extra svårt att rekrytera personal. Strängnäs är en stad som växer. Fram till 2033 kommer invånarna mellan 20 och 66 år att öka med 9,4 procent, enligt SCB prognos. Motsvarande ökning i riket är 2,7 procent och i Eskilstuna 1,4 procent.
Strängnäs har alltså redan dragningskraft på den arbetande delen av befolkningen som få andra kommuner.
Men om kommunen vill rekrytera personal som bor i andra kommuner finns det två faktorer som ger garanterad effekt.
- Se till att pendlingen fungerar. Det gynnar inte bara kommunens anställda utan alla invånare som pendlar till jobb och skolor. Kommunen arbetar redan för att förbindelserna till och ifrån Stockholm ska förbättras. Det är utmärkt, men det är det konkreta resultaten som räknas.
- Förbättra arbetsmiljön på kommunen. Arbetsgivare med omvittnat god arbetsmiljö har sällan svårt att rekrytera fler medarbetare. Med tanke på hur många chefer som köpts ut eller slutat på sistone i Strängnäs lär det gå att förbättra arbetsmiljön på flera områden. Säger man upp kontoret i Stockholm bör det också finnas medel för att införa en rad förbättringar.